Tips mengurus e-passport

Rasanya sudah banyak blog yang bahas tentang topik yang satu ini. Tapi, saya coba menjabarkan sejumlah tips dan trik perihal mengurus e-passport tanpa calo, menurut versi saya sendiri.

Kenapa harus urus paspor?

Pertanyaan ini kelihatannya tidak penting. Tapi jangan kaget kalau masih banyak lho orang yang malas mengurus paspor karena rasa khawatir “takut ribet”-nya mengalahkan keinginan untuk punya paspor. Padahal, mengurus paspor itu tidak ribet (setidaknya, sekarang sudah jauh lebih gampang daripada di era 1990-an)! Plus, maskapai tertentu yang suka mengobral tiket murah ke luar negeri pun sudah mewajibkan si pembeli tiket untuk punya paspor sebelum membeli tiket. Belum lagi kalau ada tuntutan pekerjaan, sanak keluarga yang tinggal di luar negeri, dan sebagainya.

Intinya dua: Paspor adalah dokumen yang penting, dan mengurusnya pun tidak ribet.

 

Kenapa harus e-passport?

e-Passport memang harga pengurusannya lebih mahal daripada paspor biasa. Alasannya adalah karena e-Passport sudah menggunakan chip berbasis biometrik sehingga pembuatannya menggunakan teknologi lebih tinggi dan tentu layak dibanderol lebih mahal. Namun, kelebihan e-passport tentu tidak hanya itu. Memiliki e-passport bisa memberikan keuntungan tersendiri di samping faktor teknologi tadi. Berikut beberapa “keuntungan” e-passport, dari yang penting sampai yang tidak:

  1. Pengguna e-passport bisa mendapatkan akses gratis ke Jepang selama 15 hari tanpa membayar biaya urus visa (caranya: Cukup gunakan formulir visa waiver yang sudah diisi, plus e-passport, lalu datang ke Kedubes Jepang, selesai. Gratis).
  2. Tidak perlu antri di imigrasi, karena bisa menggunakan chip untuk melewati autogate imigrasi berbagai airport.
  3. Lebih aman dan sulit dipalsukan.
  4. Lebih ramah lingkungan, menekan potensi kertas habis si pemilik paspor yang sering ke luar negeri.
  5. [Mungkin] ke depannya e-passport ini akan menjadi standar paspor internasional.
  6. Gambar-gambar di halaman blangkonya lebih menarik dan menggambarkan ciri Indonesia.
  7. Warnanya juga berubah jadi biru, dan tentunya terlihat lebih keren.

 

e-passport-indonesia-baru

Tampilan fisik e-passport baru, yang mulai diedarkan per Nopember 2014. (sumber: Kompas)

 

Pilih pakai calo atau urus sendiri?

Saat ini kebanyakan orang lebih suka mengurus sendiri paspornya. Selain biaya yang dikeluarkan lebih ringan (sesuai peraturan pemerintah, yaitu Rp 355.000 untuk paspor biasa dan Rp 655.000 untuk e-passport), juga sekarang sudah memungkinkan pengurusan paspor yang lebih cepat dan terpadu di berbagai kantor imigrasi. Juga sudah banyak beredar postingan blog ataupun tips dari portal wisata mengenai bagaimana tata cara mengurus paspor sendiri. Jadi, sebagian besar orang pun sudah lebih percaya diri untuk mengurus sendiri paspornya ketimbang memercayakan kepada calo.

Mengurus paspor via calo memang lebih nyaman buat kita: Tidak usah repot-repot datang subuh untuk mengantri di kantor imigrasi, karena nomor antrian sudah diambilkan calo-nya. Tetapi apakah kalian rela mengeluarkan dana yang bisa dianggap 1.5-2 kali lipat lebih mahal? Toh, lama proses jadinya juga tetap sama: 5-8 hari kerja. Mungkin bisa dipertimbangkan sendiri dan disesuaikan dengan fleksibilitas jadwal, ya.

 

Di mana saja kita bisa mengurus e-passport ini?

Alamat lengkap dan nomor telepon kantor imigrasi seluruh Indonesia bisa dicek di URL ini.

Jakarta sendiri memiliki cukup banyak kantor imigrasi; ada tiga kantor imigrasi kelas 1 Khusus (Bandara CGK, Jakarta Barat, dan Jakarta Selatan) dan empat kantor imigrasi kelas 1 Biasa (Jakarta Utara, Jakarta Timur, Jakarta Pusat, dan Tanjung Priuk). Untuk Bandara CGK berada di Benda, Tangerang; Jakarta Barat di Tamansari; Jakarta Selatan di Pancoran, Jakarta Timur di Jatinegara, Jakarta Pusat di Kemayoran, Jakarta Utara di Kelapa Gading, dan Tanjung Priuk di Koja. Untuk alamat dan nomor telepon, tinggal cek di URL di atas. Akan tetapi untuk saat ini, seperti yang dilansir oleh Skyscanner, kantor imigrasi yang melayani pembuatan e-passport barulah seluruh cabang Jakarta (kecuali Jakarta Timur), Batam, dan Surabaya.

Untuk e-mail, Twitter, dan website, saya tidak menganjurkan kalian mengandalkan fitur-fitur itu; terutama jika mengurus lewat Jakarta Barat. Website kantor imigrasi Jakarta Barat malah sedang down, plus Twitter-nya pun tak ada yang mengurus. Yang masih lumayan oke yaitu Jakarta Pusat, di mana di sana masih ada petugas khusus yang menangani keluhan-keluhan via e-mail dan Twitter.

 

Kapan saya bisa mengurus e-passport?

Jika saat ini kalian adalah pemegang paspor biasa dan mau beralih jadi e-passport, silahkan kapanpun kalian ingin atau ada waktu mengurusnya, kalian bisa langsung urus ke kantor imigrasi terdekat. Jadi, kalian pemegang paspor biasa tidak harus menunggu sampai 6 bulan sebelum masa berlaku paspor habis untuk berganti ke e-passport.

Tetapi, jika saat ini kalian sudah memegang e-passport dan mau memperpanjang paspor karena masa berlakunya sudah mau habis, berarti kalian harus menunggu sampai e-passport masuk dalam window period (6 bulan sebelum masa berlaku paspor saat ini habis), barulah kalian bisa mengurus e-passport baru kalian.

 

Apa saja yang harus disiapkan?

Yang perlu disiapkan pada dasarnya hanya 4 jenis dokumen: Fotokopi KTP, fotokopi KK, fotokopi akta kelahiran, dan fotokopi halaman 2 dan halaman 3 paspor lama. Jika kalian pernah ganti warga negara atau ganti nama; fotokopi surat ganti warga negara atau ganti nama harus dilampirkan juga.

Jika kalian bertanya perlukah kita setor dana mengurus paspor dulu ke BNI? Jawabannya: Ya, hanya jika kalian mengurus secara online dan jenis paspornya adalah paspor biasa. Untuk e-passport, sampai saat ini masih tidak bisa diurus via online dan pembayaran baru dilakukan kemudian, setelah pengambilan foto dan biometrik selesai.

Ada beberapa hal yang perlu diingat di luar hal-hal yang sudah saya sebutkan tadi:

  1. Sekali lagi: Untuk saat ini, untuk kantor imigrasi Jakarta manapun, mengurus e-passport harus walk-in, tidak bisa pesan tempat via online. Pemesanan slot online hanya untuk paspor biasa.
  2. Seluruh dokumen fotokopian tersebut harus tetap dibiarkan dalam bentuk kertas A4, tidak boleh digunting jadi kecil. Kesalahan ini lazim terjadi di fotokopi KTP dan fotokopi halaman  dan halaman 3 paspor lama. Sedapat mungkin, hindari memfotokopi di kantor imigrasi apalagi dalam keadaan terburu-buru.
  3. Jangan lupa membawa dokumen asli. Jadi, kalian tetap harus membawa KTP, KK, dll yang asli, karena pasti akan diminta verifikasi oleh petugas imigrasi.
  4. Kalau paspornya sudah mau dipakai dalam waktu dekat, usahakan untuk mengurus e-passport sekitar 8-10 hari kerja sebelumnya. Alasan: Mengurus e-passport, apabila lancar pun, butuh sekitar 5-8 hari kerja (baca: Ini lebih lambat kalau dibandingkan tahun 2013 atau 2014). Tak jarang ada kasus data tersangkut, tidak bisa setor biaya pengurusan ke bank, dan sebagainya. Perhitungkan bahwa risiko tersebut bisa menimpa kalian, jadi hindari mengurus paspor terlalu mepet.
  5. Luangkan waktu seharian, atau minimal setengah hari; untuk mengurus e-passport ini. Datanglah di pagi hari tidak lebih dari pukul 06.30 (karena di jam segini, biasanya nomor antrian sudah mencapai 50-60 lebih!). Dianjurkan untuk datang lebih pagi, idealnya sekitar pukul 05.30-06.00. Jika kalian mendapat nomor antrian awal, kalian bisa selesai di jam 09.30!
  6. Jangan lupa untuk hindari mengenakan sandal dan celana pendek. Gunakanlah sepatu dan celana panjang. Bawa lotion pengusir nyamuk. Siapkan bahan bacaan atau apa saja yang bisa digunakan untuk mengusir bosan saat menunggu.

 

Bagaimana prosedurnya?

Saya mengurus e-passport di kantor imigrasi Jakarta Barat; sehingga pengalaman dan tips saya hanya berlaku jika kalian ingin mengurus e-passport di kantor imigrasi Jakarta Barat.

  1. Datang pagi-pagi, tiba jangan lebih dari jam 06.30 WIB.
  2. Kalau masih pagi sekali, banyak sekali nyamuknya. Jangan lupa lindungi diri kalian.
  3. Kalau bawa kendaraan, parkir di luar. Pengunjung dilarang parkir di dalam lapangan kantor imigrasi karena lapangan parkir dalam hanya untuk karyawan kantor.
  4. Begitu masuk pintu gerbang, langsung temui satpam di gerbang depan untuk minta nomor antrian.
  5. Segera cari bagian belakang gedung kantor, di mana ada banyak deretan kursi seperti kursi tunggu di praktik dokter. Cari nomor kursi yang sesuai dengan nomor antrian kalian dan duduklah di situ. Kalau kursinya diduduki? Jangan panik, biarkan saja. Duduk saja di mana kursi yang bisa diduduki. Yang jelas, pemohon online duduk di deretan kursi untuk pemohon online, pemohon walk in di walk in. Jangan terbalik-balik.
  6. Tepat jam 7, akan ada bapak petugas muncul di depan hadirin sambil membawa mikrofon. Beliau akan berpidato selama 15 menit untuk membacakan peraturan dan dokumen persyaratan untuk mengurus paspor. Setelah sesi selesai, diberikan waktu 15 menit untuk bertanya. Silakan bertanya kalau ada yang kalian bingungkan atau ingin ketahui.
  7. Pemanggilan pemohon dimulai jam 07.30 WIB, sejumlah 5 orang untuk setiap kali pemanggilan, secara bergantian antara online dan walk in.
  8. Kita akan diarahkan ke loket pengambilan formulir dan ganti map. Kita juga dapat nomor antrian baru untuk foto dan biometrik. Setelah itu, kita akan diminta mengisi formulir permohonan paspor di tempat yang tersedia.
  9. Silakan tunggu sampai nomor antrian kita keluar di layar. Saat menunggu jangan tidur, karena calo masih cukup banyak berkeliaran, nomor antrian bisa meloncat sewaktu-waktu di luar dugaan kita.
  10. Setelah nomor antrian keluar, masuk ke ruangan tempat foto dan biometrik. Ada petugas yang akan memeriksa dokumen kita, minta verifikasi (dengan dokumen asli), dan akan menanyakan beberapa hal kecil (misal: Paspornya mau dipakai untuk apa/ke mana? Pekerjaannya apa? Dan sejenisnya).
  11. Setelah selesai foto dan pengambilan sidik jari, petugas akan menyerahkan surat pengantar setor dana e-passport ke BNI. BNI-nya boleh cabang mana saja, dan besar biayanya adalah Rp 660.000 (memang yang tertulis di struk dari petugas imigrasi hanya Rp 655.000, tetapi ternyata BNI mengenakan Rp 5.000 lagi sebagai biaya administrasi bank). Setoran bisa dilakukan di hari yang sama atau di hari kerja berikutnya, sesuai arahan si petugas imigrasi tersebut. Jangan lupa bahwa setoran bank harus dilakukan dalam 5 hari kerja setelah mengurus e-passport (kalau tidak, bukti urus e-passport akan hangus dan kita harus ke kantor imigrasi lagi).
  12. Setelah keluar dari ruangan foto dan biometrik, kita langsung diperbolehkan pulang.

 

Kalau sudah jadi, bagaimana saya mengambil paspornya ya?

e-Passport akan jadi dalam 5-8 hari kerja sejak setoran bank dilakukan (bukan sejak datang ke imigrasi loh ya!). Untuk tahu kapan waktu mengambil yang tepat: Saran saya hitunglah hari kerja sesuai instruksi setor bank dari petugas ketika foto dan pengambilan data biometrik, lalu tambahkan satu hari kerja. Jadi, kalian tidak usah sibuk telepon-telepon ke imigrasi cuma untuk bertanya “apakah paspor saya sudah bisa diambil atau belum”. Atau, kalian tidak usah grasak-grusuk datang cepat-cepat ke imigrasi kalau belum harinya karena pasti bakal gigit jari juga.

Pengambilan dilakukan sendiri oleh pemohon pada pukul 13.00-16.00 di kantor imigrasi tempat permohonan dibuat, dengan membawa bukti transfer yang diberikan pihak BNI yang disteples bersama dengan bukti pengantar transfer biaya paspor ke BNI tersebut.

Loket pengambilan baru dibuka tepat pukul 13.00, jadi tidak ada gunanya datang terlalu cepat. Dan lagi, ketika loket dibuka, posisi berdiri menentukan prestasi karena toh ujung-ujungnya kita juga harus memperebutkan nomor antrian terkecil dengan para pemohon lainnya. Barulah setelah nomor ini diatur oleh petugas, kita bakal diminta berbaris mengikuti urutan. Di sinilah proses menunggunya bisa agak lama dan membosankan. Kalau kalian dapat nomor kecil (<5), hanya perlu tunggu 15 menit. Tapi kalau sudah dapat nomor besar, siap-siap saja menunggu hingga 30-45 menitan.

Ketika sudah tiba giliran kita, maka kita akan diminta menandatangani formulir pengambilan sebanyak dua kali dan menandatangani halaman terakhir e-passport baru kita. Petugas akan meminta kita memfotokopi dua lembar depan e-passport, untuk kemudian diserahkan kembali ke loket. Di saat inilah, jika kalian ingin meminta paspor lama, maka kalian harus mengatakannya ke petugas. Kalau kalian lupa maka paspor lama bisa dipastikan melayang alias tidak dikembalikan.

Satu lagi: Jika mengurus e-passport untuk pasangan atau orang lain dalam satu keluarga (baca: Satu KK), maka yang mengambil cukup satu orang, tanpa perlu surat kuasa. Sementara apabila kalian mengurus e-passport untuk beberapa orang yang tidak satu keluarga (beda KK), berarti siapa yang berhalangan wajib membuat surat kuasa untuk perwakilan pengambilan paspor ke rekannya.

 

Nah, demikian sebagian testimoni dan tips dari saya soal mengurus e-passport. Semoga bermanfaat ya!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s