[Travel to Europe] Mengurus visa Schengen via Kedubes Belanda

Salah satu titik paling mengkhawatirkan saat merencanakan liburan ke EU (European Union) adalah saat mengurus visa Schengen. Nah, saya mau share sedikit nih tentang bagaimana mengurus visa ini.

Saya memilih untuk urus visa Schengen di Kedubes Belanda. Menurut info yang sempat dikumpulkan, saya berkesimpulan bahwa untuk orang Indonesia, kedutaan EU yang bisa dibilang paling bermurah hati adalah Belanda, karena hanya dibutuhkan waktu 1-3 hari kerja untuk mengetahui hasil pengajuan visa kita. Jadi tidak perlu jantungan lama-lama. Sementara, kedubes lain umumnya membutuhkan waktu 15 hari sejak pengajuan sampai mengetahui hasil. Tapi, jangan memaksakan diri mengajukan lewat Belanda. Lihat juga kasus masing-masing akan berangkat ke mana. Yang pasti, kalau berminat mengajukan di Belanda, pastikan salah satu dari dua parameter ini terpenuhi.

  1. Kamu hanya berkunjung ke Belanda, tidak ke negara Eropa lainnya.
  2. Kamu akan berkunjung ke beberapa negara, dan paling lama menghabiskan waktu di Belanda.
  3. Kamu akan berkunjung ke beberapa negara dan lama stay terpanjang ada di lebih dari satu negara; dengan pintu masuk ke daerah EU lewat Belanda.

Kalau keluar masuknya dari Belanda tapi lama di Belanda bukan yang terpanjang, lebih baik pertimbangkan untuk melamar visa dari negara yang paling lama itu saja.

Lalu apa saja dokumen yang harus dipersiapkan?

Yang terpenting pastinya: Si pelamar wajib muncul di hadapan Kedubes sendiri ketika hari H pengajuan visa, tidak boleh diwakilkan.

Selebihnya, bisa sambil kroscek di sini untuk daftar dokumennya, dan di sini untuk beberapa pertanyaan yang umum tentang pengajuan visa Schengen via Kedubes Belanda.

Saya bahas sedikit tentang dokumen yang perlu disiapkan.

1. Paspor

Yang ini paling mutlak harus ada. Dokumen yang satu ini harus dipastikan masih berlaku selama 6 bulan atau lebih dihitung dari tanggal kepulangan dari EU. Misalkan kita ingin ke EU dari tanggal 6-18 Februari, berarti paspor harus sekurang-kurangnya belum expire di 18 Agustus. Kalau syarat ini belum terpenuhi, segera perpanjang paspor dulu sebelum maju ke kedubes.

2. Uang pendaftaran

Uang daftar urus visa Schengen di awal tahun 2015 adalah 60 Euro, yang harus dibayarkan dalam bentuk tunai (alias tidak bisa pakai kartu debit, kartu kredit, PayPal, ngutang, dll), dalam kurs rupiah dan selalu dibulatkan ke kelipatan 50 ribu terdekat ke atas. Bingung?

Misalnya kurs hari ini, 1 Euro sama dengan Rp 14.500. Berarti teorinya kita harus membayar uang pendaftaran sebesar 60 dikali Rp 14.500. Tapi kenyataannya, 60 dikali Rp 14.500 adalah Rp 870.000. Angkanya ganjil dan kedubes tidak punya kembalian. Mereka juga menolak pecahan uang yang lebih kecil daripada Rp 50.000. Maka dari itu, kita akan ditagih Rp 900.000.

Jadi tipsnya, selalu siapkan uang lebih, ekstra Rp 50.000 s/d Rp 100.000 dari biaya hasil hitungan kalian.

3. Foto

Foto yang diminta buat urus visa Schengen tidak bisa sembarangan. Bisa dicek link berikut ini, foto macam apa saja yang bakal diterima atau bakal ditolak oleh kedubes.

Di ruang tunggu kedubes ada tukang foto yang hasil fotonya pasti diterima oleh kedubes, tapi kita harus membayar Rp 50.000 (dan cuma dikasih 4 lembar foto, tanpa negatif). Kalau mau coba foto sendiri, silahkan ke studio foto dan bilang ingin foto untuk urusan visa. Jangan coba-coba foto pakai kamera ponsel. Tapi ada kemungkinan bisa ditolak juga sama kedubes. Jadi kita tetap harus antisipasi dan siap mental jika sudah bawa foto tapi malah disuruh foto lagi.

Foto yang diminta petugas nantinya cuma satu lembar.

4. Formulir pendaftaran aplikasi visa

Formulir ini bisa didapatkan di sini. Formulir terdiri atas tiga halaman, wajib diisi semua dan ditandatangani di halaman 2 dan 3-nya. Jangan lupa isikan nomor telepon rumah dan nomor telepon kantor atau tempat kerja. Fotonya tidak usah ditempelkan, biarkan kosong saja.

5. Rencana perjalanan

Lembaran ini bisa didapatkan di kedubesnya langsung. Kita diminta mengisi lembaran ini di tempat, dengan ringkasan rencana perjalanan kita, masuk EU dari negara mana dan selama berapa hari. Ingat bahwa isian di lembaran ini harus sinkron dengan seluruh lampiran booking-an hotel dan pesawat ya!

6. Booking-an tiket pesawat dan hotel

Tiket pesawat tidak dianjurkan untuk dibeli semuanya duluan sebelum hari pengajuan, karena “sudah beli tiket bukan jaminan visa diterima”. Jika berkunjung ke lebih dari satu negara EU, perpindahan antarnegaranya harus jelas. Tiket pesawat penghubung antarnegara bisa disusun sendiri, kemudian minta bantuan tour & travel untuk bantu buatkan booking-an itinerary penerbangannya untuk kita. Biaya tergantung travel yang bersangkutan, bisa gratis, atau bisa juga bayar.

Untuk tempat tinggal, ini agak tricky. Karena kita diwajibkan booking dulu namun tidak direkomendasikan menggunakan Agoda dan AirBnB. Usahakan booking dengan website tepercaya seperti Booking.com. Untuk trik-trik melakukan booking tempat tinggal, akan saya bahas di artikel berbeda.

Catatan: Saya bukan endorser Booking.com. Hanya berdasarkan pengalaman dan hasil riset di blog-blog lain.

7. Surat keterangan kerja atau surat kepemilikan izin usaha

Buat yang bekerja dan ingin masuk EU untuk sekadar jalan-jalan, surat keterangan pekerjaan wajib dilampirkan, harus asli, serta dicap. Surat keterangan ini wajib berisi informasi bahwa kita memiliki pekerjaan tetap dan pernyataan bahwa kita tidak mencari pekerjaan di negara tujuan. Sementara buat yang punya usaha sendiri, bukti kepemilikan izin usaha juga perlu dilampirkan.

Kalau kita berangkat untuk mengunjungi kerabat di Belanda, maka slip gaji, bukti keuangan, serta bukti undangannya harus dilampirkan di dokumen pengajuan.

Sedangkan kalau kita berangkat untuk urusan bisnis atau menghadiri acara kantor, dokumen terkait acara dan identitas institusi sponsor harus jelas serta lengkap.

8. Kartu keluarga

Meskipun tak pernah disebutkan secara jelas dalam daftar dokumen yang diperlukan kedubes, kalau kita mengajukan visa family, dokumen yang satu ini wajib dilampirkan fotokopiannya (oleh masing-masing anggota keluarga yang ikut).

9. Dokumen keuangan

Dokumen keuangan bisa berupa fotokopi buku tabungan (lengkap dengan halaman depannya!), slip gaji, atau rekening koran, dalam tiga bulan terakhir. Kalau ada kartu kredit silahkan difotokopi sebagai pelengkap, tapi ini tidak wajib.

Tidak ada batasan yang jelas soal berapa saldo minimal rekening bank atau berapa gaji minimal agar pengajuan visa disetujui. Tetapi kedubes Belanda menetapkan biaya hidup minimal 34 Euro per hari kunjungan di negara EU, di luar biaya akomodasi (tempat tinggal) dan transportasi (pesawat atau kereta). Berarti bisa dikira-kira sendiri berapakah saldo tabungan minimal yang diperlukan untuk tiap kondisi. Jadi, jangan mentah-mentah percaya kalau ada travel yang bilang saldo minimal harus Rp 50 juta. Mungkin itu benar, jika kita belum beli apa-apa sama sekali, tiket pulang pergi belum ada yang dibayar. Mungkin juga itu tidak benar, apabila kita sudah beli tiket pulang pergi dan sudah bayar sebagian akomodasi.

Perhatikan bahwa kalau kita melamar lewat kedubes lain, syaratnya juga bisa lain. Misalnya di Spanyol yang aturannya agak ribet (ada total sekian Euro untuk 9 hari pertama, lalu ditambah sekian Euro lagi per hari kelebihannya), atau ada juga negara yang biaya hidup minimalnya lebih besar karena memang biaya hidup standar di negara itu tinggi. Ada juga negara seperti Jerman, yang tidak menetapkan berapa angka saldo minimal; jadi mereka menimbang semua pelamarnya sendiri secara individual. Jadi harus perhatikan baik-baik.

10. Print out bukti bahwa kamu sudah booking tempat untuk pengajuan visa di kedubes ini

Yang ini tidak bisa saya cantumkan contohnya. Pokoknya sewaktu membuat perjanjian pengajuan visa, pelamar akan mendapat e-mail berisi konfirmasi jadwal pengajuan. E-mail ini wajib di-print dan dibawa di hari pengajuan, karena sekuriti di garis terdepan akan minta ini.
Perjanjian bisa dibuat dengan mengisi formulir online di sini.

Pengisian bisa dilakukan maksimal 85-90 hari kalender sebelum keberangkatan (tergantung keramaian pelamar visa saat itu).

11. Asuransi perjalanan

Asuransi perjalanan ini wajib dibeli/dipesan terlebih dahulu sebelum pengajuan visa. Cukup lampirkan fotokopiannya di dokumen pengajuan, kemudian aslinya hanya diperlihatkan ketika diminta.

Dalam memilih asuransi perjalanan, perhatikan syarat yang diminta kedubes, bahwa polis asuransi wajib mencakup nilai pertanggungan 30.000 Euro, biaya pengobatan, dan biaya repatriasi kalau sampai (amit-amit) ada sesuatu yang mengharuskan negara tujuan memulangkan kita. Cocokkan persyaratan ini dengan pilihan polis asuransi perjalanan yang mau dipilih.

Penting juga memperhatikan lama tinggal di EU sewaktu mengajukan permohonan pembuatan polis asuransi, jangan sampai ada masa tinggal di EU yang tidak di-cover.

Dokumen-dokumen yang sudah saya sebutkan di atas nantinya akan diminta untuk disusun dalam urutan tertentu, yang akan diberitahukan petugas di kedubes.
Dokumennya juga tidak sama antara orang yang bepergian bisnis atau sekadar jalan-jalan.

12. “Pertandingan” di Kedubes Belanda

Posisi Kedubes Belanda terhadap gedung-gedung di sekitarnya, Jalan HR. Rasuna Said, Kuningan.
  1. Alamat Kedubes Belanda: Jl. H.R. Rasuna Said Kav. S-3, Kuningan – Jakarta Selatan 12950, Indonesia. Bisa cek di peta di atas. Bisa dicapai dengan busway, turun di halte koridor B6-11 Kuningan Timur. Kalau berangkat dengan mobil atau sepeda motor, hati-hati karena pintu masuk Kedubes Belanda relatif susah dilihat. Urutannya dari arah Gatot Subroto: Setelah Kedubes Hungaria dan Swiss, barulah Kedubes Belanda. Tapi pintu masuk ke pengajuan visa bukan di pintu depan. Belok kiri dulu (setelah poster Erastaal), masuknya lewat pintu samping kiri yang dijaga satpam. Ya, benar, pintunya memang kecil dan rawan kelewatan kalau tidak hati-hati. Belum lagi bonus bahwa kita tidak boleh parkir di dalam gedung, sehingga kita harus cari jalan pintas untuk parkir.
  2. Sebaiknya masukkan semua dokumen dalam satu map transparan. Boleh juga sih kalau mau pakai amplop cokelat, tapi bakalan agak ribet karena susah melihat dokumen yang kecil-kecil seperti paspor, buku tabungan, atau buku polis asuransi perjalanan. Dokumen disiapkan dengan diklip saja, tidak perlu dilabeli angka 1 sampai 8 atau sejenisnya (karena nanti label-label itu juga akan dibuang sama petugasnya)
  3. Jangan bawa barang terlalu banyak ke dalam gedung kedubes, karena nanti repot ketika disuruh menyimpannya di locker.
  4. Perlukah pakai travel agentTergantung. Kalau kita merasa ribet memantau atau malas berburu jadwal appointment, panggil saja travel agent. Tapi ingat. Travel agent hanya membantu kita mengatur jadwal appointment dan merapihkan dokumen yang diperlukan. Tidak ada jaminan bahwa menggunakan travel agent bisa serta merta meloloskan kita untuk mendapatkan visa. Dan perlu diingat bahwa menyewa jasa travel agent ini sendiri perlu ongkos tambahan.

Sudah siap? Sudah buat appointment? Berikutnya inilah langkah yang bakal ditempuh selama hari pengurusan visa.

  1. Cek jadwal appointment. Antisipasi waktu keberangkatan dari tempat tinggal agar bisa tiba di kedubes sekitar 30 menit sebelum waktu appointment (hati-hati karena kedubes tidak menoleransi keterlambatan!). Kalau dapat pagi-pagi, jangan bangun kesiangan! Ya, e-mail konfirmasi appointment memang bilang 15 menit sebelum, tetapi mengapa saya menganjurkan 30 menit? Karena waktu tambahan yang ada itu mungkin berguna buat kita yang belum mengisi formulir, belum punya foto, belum mengisi lembar rencana perjalanan, belum sempat ke toilet saat di perjalanan, dan sebagainya.
  2. Begitu tiba di pintu masuk kedubes untuk bagian pengajuan visa, jangan kaget ketika disambut beberapa bapak sekuriti berwajah datar tanpa ekspresi. Kita baru boleh masuk kalau bapak sekuriti ini bilang boleh masuk. Kita akan disambut metal detector 1 dan metal detector 2. Semua dijaga oleh bapak-bapak sekuriti berwajah datar lainnya.
  3. Kita akan disuruh belok kiri menuju pintu putar. Di situ kita memasuki ruang tunggu, yang merangkap ruang periksa dokumen pendahuluan, ruang locker, dan ruang foto.
  4. Langkah pertama kita bakalan disuruh lapor ke sepasang petugas yang bersiaga di poskonya. Mereka punya meja, yang satu duduk dan yang satu berdiri. Bapak yang duduk akan mengecek dokumen, sementara bapak yang berdiri akan berpatroli dan siap membantu. Cek dokumen ini dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen yang mau dibawa ke dalam ruangan pengajuan visa sudah lengkap. Sehingga kalau ada yang kurang-kurang, bakal dikasih formulirnya dan disuruh isi langsung. Kalau belum foto, bisa juga langsung foto di sana (langsung ada mas-masnya, dan bayarnya Rp 50.000 di tempat).
  5. Setelah itu, tinggal tunggu panggilan dari petugas. Kalau pengajuan visa-nya family, maka meskipun jadwal anggota keluarga berikutnya pasti terpisah, toh kenyataannya akan dipanggil barengan semuanya (mengikuti jadwal orang yang pertama). Selagi menunggu sebaiknya jangan foto-foto atau bergaya alay, khawatirnya bisa digerebek petugas (karena di mana-mana ada tanda kamera dicoret).
  6. Setelah dipanggil kita akan diarahkan untuk menyimpan barang bawaan (di luar dokumen kita) di locker. Petugas akan memberikan kunci dan memberitahukan nomor locker kita. Ponsel harus disimpan/tidak boleh dibawa. Dompet harus dibawa. Setelah menyimpan barang bawaan, kita akan diarahkan menuju jalan yang menyusuri taman dan masuk ke sebuah pintu di kanan gedung. Kita segera bertemu seorang sekuriti dan deretan bangku di hadapan beberapa loket. Sebetulnya ada lima loket semuanya, namun kadang tidak semuanya ada petugasnya. Sekuriti akan memberikan kita struk berisi tiga lembar karcis berisikan nomor urut tunggu. Benda ini jangan sampai hilang.
  7. Selanjutnya tunggu saja panggilan sesuai nomor urut kita.
  8. Ketika maju ke loket pengajuan visa, kita bisa bertemu bermacam tipe petugas. Normalnya petugas bakal cerewet. Bertanya “kapan ke Belanda“, “ngapain ke Belanda“, “berapa lama ke Belanda“, dan pertanyaan standar lainnya. Namun ketika giliran saya, petugasnya malah diam seribu bahasa. Saya sama sekali tidak ditanya apa-apa, ketika petugasnya dengan serius memeriksa dokumen. Sampai saya bingung, kenapa saya dicuekin begini sama bapak petugasnya –” Apalagi bapak ini sempat menunjukkan tampang masam melihat tiket pulang pergi yang sudah issued alias sudah dibayar –” (jangan-jangan mikirnya: Maksa banget nih orang!?)
  9. Kita bakalan disuruh ambil sidik jari untuk 10 jari tangan, dimulai dari empat jari tangan kiri, empat jari tangan kanan, dan dua ibu jari. Perjuangan berat buat saya 😥
  10. Setelah petugas selesai mengecek dokumen, mereka akan meminta biaya pengajuan visa. Waktu giliran saya, biaya yang diminta adalah Rp 900.000 per orang dewasa. Mungkin waktu kalian yang minta, biayanya bisa berbeda, karena tergantung kurs.
  11. Biaya yang kita bayarkan akan ditukar dengan selembar kertas berisi tanggal pengambilan paspor (baca: pengumuman hasil pengajuan visa), jam pengambilan, dan tanda tangan petugas. Kertas ini akan ditempeli salah satu dari tiga rangkap struk yang tadi diberikan sekuriti. Ketika tidak ramai, pengambilan visa bisa di hari itu juga (mulai jam 1 sampai jam 3 siang). Tapi kalau sedang ramai, mungkin kita perlu menunggu beberapa hari kerja.
  12. Sudah selesai! Silakan ambil barang bawaan di locker dan kembalikan kunci ke petugas, kemudian keluar kembali lewat pintu masuk tadi.
  13. Selama masa tunggu, pantau terus e-mail dan nomor ponsel/telepon yang diisikan ke formulir pengajuan visa. Jika ada kekurangan dokumen, kita akan dihubungi.
  14. Di hari pengambilan hasil, kita harus datang sendiri. Atau kalau pengajuannya family, yang datang cukup satu orang dari sepaket family tersebut. Pengambilan jauh lebih sederhana prosedurnya. Kita cukup membawa kertas tanda terima dari petugas loket, yang berisi nomor antrian dan nama pelamar. Lalu kita akan didudukkan berurutan sesuai nomor urutan. Ikuti saja urutan tersebut, dipanggil di loket, dan selesai.

13. Tips!

Pokoknya yang penting: Teliti dan cermat dalam menyiapkan semua dokumen yang diminta, dan harus sinkron dalam pemesanan tiket pesawat, izin di surat keterangan kerja, dan pemesanan hotel/tempat tinggal. Satu lagi, soal dana di bukti keuangan. Jangan sampai kurang dari 34 Euro per hari kunjungan, setelah seluruh tabungan dikurangi biaya akomodasi dan transportasi.

Banyak yang bilang bahwa pengajuan visa Schengen via Kedubes Belanda sudah tergolong paling sederhana dan tidak ribet. Berarti kalau gagal juga? Jangan ciut dulu, coba cari tahu penyebab ditolaknya pengajuan tersebut. Berikut kemungkinan penyebab ditolaknya pengajuan visa Schengen di kedubes ini, berdasarkan survei di beberapa blog dan forum:

  1. Dokumen terkait pekerjaan tidak jelas, dan petugas kedubes gagal mengonfirmasi pekerjaan kita lewat telepon.
  2. Dokumen terkait sponsor atau pengundang dari Belanda DAN pekerjaan/penghasilannya tidak jelas.
  3. Negara tujuan utama kunjungan bukan Belanda.
  4. Negara kunjungan ada beberapa yang sama lama kunjungannya, dan pintu masuk pertama ke Schengen bukan Belanda.
  5. Dokumen terkait keuangan tidak jelas, palsu, atau ada transaksi mencurigakan yang diduga kuat dilakukan semata-mata untuk “memperindah saldo menjelang pengajuan visa”.

Demikian sharing dari saya.

By the way, setelah menempuh sejumlah langkah di atas, akhirnya beres juga urus visanya, ternyata mudah juga dan tidak ribet.

Visa sudah di-approve. Lega setelah deg-deg-an selama beberapa hari 🙂

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s